Het Gegevensportaal Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD) is een beveiligde web-omgeving waarin u bestanden over de uitbetaalde bedragen aan derden bij de Belastingdienst kunt aanleveren. Op basis van uw aanlevering krijgt u verwerkingsverslagen die u hier kunt downloaden.

Hebt u iemand betaald voor bepaalde werkzaamheden of diensten? Dan moet u de uitbetaalde bedragen misschien aan ons leveren. U levert gegevens over de uitbetaalde bedragen aan als de persoon die de betalingen krijgt, aan deze 2 voorwaarden voldoet:

• Deze persoon is niet bij u in dienstbetrekking.
• Deze persoon factureert niet, of stuurt een factuur zonder btw.

Deze betalingen moet u bijvoorbeeld aanleveren:

• betalingen aan sprekers en auteurs
  betalingen aan deelnemers aan medische proeven
  betalingen aan particulieren voor schoonmaken, onderhoud, verbouwingen en andere klusjes

Let op!
Betalingen aan vrijwilligers die onder de vrijwilligersregeling vallen, hoeft u niet aan ons door te geven. Meer informatie over de vrijwilligersregeling vindt u in paragraaf 16.20 van het 'Handboek Loonheffingen'.

U wordt door ons geautoriseerd voor het portaal als u bij ons bekend staat als aanleveraar van Uitbetaalde bedragen aan derden.

Hebt u onterecht toegangsgegevens gekregen? Bijvoorbeeld omdat u geen Uitbetaalde bedragen aan derden (meer) aanlevert? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Nee, u kunt uw gegevens alleen digitaal aanleveren. Gebruik het webformulier op dit portaal, het invulsjabloon of uw eigen software. Daarnaast kunt u ook aanleveren via een Digipoort koppeling.

Hebt u problemen met aanleveren? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Tijdens het inloggen op het portaal ontvangt u normaal gesproken een sms-bericht met code op uw mobiele telefoon. Hebt u de code na één minuut nog niet ontvangen, dan kunt u met de knop 'verstuur nieuwe sms' opnieuw een code aanvragen. Ontvangt u dan nog geen sms, dan kunt u het portaal de code telefonisch laten voorlezen. Selecteer hiervoor de optie 'bel code' en wacht totdat u wordt gebeld. Als u het gesprek aanneemt, krijgt u na enkele seconden een code te horen. Neem de code over op het scherm en klik op 'inloggen'.

Nee, het portaal neemt alleen bestanden aan die volgens de specificaties uit de handleiding zijn samengesteld. Dit is op verschillende manieren mogelijk:

(1) U gebruikt uw eigen software. 

(2) U voert de opgaven handmatig in op dit portaal, ga naar Aanleveren Meldingen en kies voor de optie 'Webformulier'.

(3) U voet de opgaven in in één van onze invoersjablonen. U kunt het bestand lokaal opslaan en vervolgens aanleveren. Ga hiervoor naar Aanleveren Meldingen en kies voor de optie 'Meldingen importeren'.

Het is niet toegestaan om losse Excel-sheets, tekstbestanden, pdf-bestanden etc. te uploaden.

Nee, u kunt geen jaarbedragen van gastouderbureau's via dit portaal aanbieden. Hiervoor hebt u een account nodig op het portaal kinderopvanginstellingen. Bent u niet in het bezit van een login op dat portaal? Neem dan contact met ons op via gegevensuitwisseling@belastingdienst.nl

In uw bestand zijn mogelijke kwaadaardige elementen gevonden, uw aanlevering is geblokkeerd

Deze melding betekent dat er hoogstwaarschijnlijk een virus en/of malware in het aangeboden bestand zit. Als er kwaadaardige elementen zijn aangetroffen volgt enkel deze melding en wordt er geen nader rapport aangemaakt. Het is dus waarschijnlijk dat de machine/systemen van de aanleveraar geïnfecteerd is/zijn. Het is ten zeerste aan te raden daar actie op te ondernemen.

Nee, gebruik voor het beheren van de uitbetaler(s) op het portaal, op het webformulier en bij het samenstellen van gegevensbestanden uw omzetbelastingnummer en niet het ontvangen BTW-identificatienummer.

Voor meer informatie kijkt u op https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/btw/content/gebruik-vanaf-1-januari-2020-uw-nieuwe-btw-identificatienummer

Maak een bestand met opgaven aan met uw eigen software, of met één van de invoersjablonen die u in het hoofdscherm van dit portaal kunt downloaden. Exporteer de gegevens en upload ze naar het portaal via Aanleveren meldingen.. Hebt u weinig opgaven aan te leveren? Dan kunt u er ook voor kiezen om deze online op te voeren in het portaal zelf. Ga hiervoor naar Aanleveren Meldingen en kies voor de optie 'Webformulier'.

Hebt u over het afgelopen jaar geen opgaven aan te leveren? Geef dit dan aan via Account > Beheer uitbetalers en kies voor de optie 'pauzeren'.

Wilt u uw account opheffen, bijvoorbeeld omdat uw bedrijfsactiviteiten ophouden te bestaan? Ga dan naar Account > Account opheffen.

Verwerkingsverslagen kunt u maximaal 3x downloaden en staan maximaal 2 weken voor u klaar. Daarna krijgt het verslag de status 'verlopen' en kunt u het niet meer inzien. Mocht u het verslag alsnog willen inzien, kunt u een vraag stellen via het contactformulier vermeld hier uw portaalgebruikersnaam en de naam van het verwerkingsverslag. Wij zullen het dan opnieuw voor u plaatsen.

Ja dat kan. Als u wilt gaan aanleveren kiest u voor Aanleveren Meldingen. Daar klikt u op 'Aanleveren zonder uitnodiging'.

U mag het hele jaar door opgaven bij ons aanleveren. Dus ook over het huidige jaar, bijvoorbeeld direct nadat de uitbetaling heeft plaatsgevonden of als afhandeling van het beëindigen van uw bedrijfsactiviteit. Daarnaast blijft het mogelijk om opgaven op te sparen als dat beter uitkomt.

Let er wel op dat wij de gegevens uiterlijk vóór 1 februari, volgend op het belastingjaar waarop de gegevens betrekking hebben, hebben ontvangen. De opgaven over 2023 moeten dus vóór 1 februari 2024 aangeleverd zijn.

Voor vragen over het verwerkingsverslag kunt u het contactformulier invullen. Onze collega's zullen u zo spoedig mogelijk van een antwoord voorzien.

Als u het aanmeldformulier volledig en correct hebt ingevuld drukt u onderaan de pagina op de knop "Verder". U krijgt vervolgens de volgende tekst te zien: "Aanvraag tot aansluiting. Wij hebben een bevestigingslink naar uw e-mail adres verzonden. Klik op de link in het e-mail bericht om uw aanvraag te bevestigen."

U ontvangt binnen enkele minuten een e-mail met een bevestigingslink van afzender 'no-reply-ris' met als onderwerp 'Belastingdienst: Bevestig uw aanmelding voor het gegevensportaal derden uitbetalingen'. Druk op de link in de e-mail onder de tekst: "Klik op de volgende link om het e-mailadres van de aanvraag te bevestigen:"

U komt terug op onze pagina, waar u de volgende tekst ziet: "Aanvraag tot aansluiting. Wij hebben ter controle van uw mobiele telefoonnummer een bevestigingscode via SMS naar nummer (+###########) verzonden. Vul deze code hier in om uw aanmelding te voltooien." Tegelijkertijd hebt u van ons, afzender 'Portaal BD' een SMS ontvangen op het door u opgegeven mobiele telefoonnummer. Vul de zescijferige code op deze pagina in en klik op "Verder".

U krijgt de volgende tekst te zien: "Uw verzoek is in behandeling genomen. Uw verzoek is succesvol voltooid en uw emailadres en mobiele telefoonnummer zijn gevalideerd. U krijgt na controle van uw aanmelding zo snel mogelijk de accountinformatie toegestuurd. Dit kan ongeveer vijf werkdagen duren."

U krijgt binnen vijf werkdagen bericht van ons. Als u aanmelding door ons is goedgekeurd, ontvangt u een e-mail met uw inloggegevens. Als uw aanmelding is afgekeurd, ontvangt u van ons een afkeurbericht met de reden van afkeur.

Geef hier aan of u als bedrijf of particulier uw uitbetaalde bedragen aan derden wilt gaan aanleveren.

1. Ik wil als bedrijf aanleveren

Selecteer deze optie als u zich als/namens uw bedrijf/stichting/vereniging wilt aanmelden.

2. Ik wil als particulier aanleveren

Selecteer deze optie als u zelf - als particulier - de bedragen hebt uitbetaald en de meldingen gaat aanleveren. Tijdens het samenstellen van de meldingen gebruikt u uw eigen BSN als identificatie van de uitbetalende partij. 

Uw bedrijf is inhoudingsplichtig als uw bedrijf een loonheffingennummer heeft en aangifte loonheffingen moet doen. U vult dan het RSIN (of BSN*) in gevolgd door de letter L en 2 cijfers. U kunt dit nummer terugvinden in correspondentie met de belastingdienst.

* U gebruikt het BSN als u een inhoudingsplichtige eenmanszaak hebt.

U ontvangt als u uw aanmelding volledig uitgevoerd en voltooid hebt binnen uiterlijk 5 werkdagen bericht van ons.

Ga naar https://gegevensportaal.belastingdienst.nl/accounts/login/?next=/ en login met de toegangsgegevens uit de mail die u van ons hebt ontvangen. Deze krijgt u als het aanmeldproces is doorlopen en uw aanvraag is goedgekeurd.

Als u op een hyperlink klikt die naar een pdf-bestand verwijst, zijn er – afhankelijk van uw browserinstellingen – verschillende situaties mogelijk:

- Er verschijnt een melding met de vraag of u het pdf-bestand wilt openen of opslaan op uw computer.
- Het pdf-bestand verschijnt in hetzelfde venster.
- Het pdf-bestand verschijnt in een nieuw tabblad.
- Het pdf-bestand verschijnt in een nieuw venster.

Om PDF-bestanden op uw computer te kunnen lezen, is misschien externe software nodig. Het gratis programma Adobe Reader leest PDF-bestanden. Beschikt u niet over dit programma, dan kunt u het programma Adobe Reader downloaden (https://get.adobe.com/nl/reader/)

Het kan zijn dat u een melding krijgt dat u het webformulier niet kunt gebruiken en eerst uw organisatiegegevens moet bijwerken. Dit betekent dat er onvoldoende gegevens in het portaal beschikbaar zijn om uw Uitbetaalde Bedragen aan Derden via het webformulier bij ons aan te leveren. U lost dit als volgt op:

1. Ga naar de optie 'Account', deze vindt u aan de bovenkant van het scherm, schuin onder het Belastingdienst logo.
2. Kies dan voor 'Contactgegevens'
3. Scroll naar beneden en klik op 'Organisatiegegevens bijwerken'
4. Vul de gegevens aan die ontbreken. Vul hierbij alleen het kenmerk in dat voor u geldt: een RSIN of BSN. Of als u inhoudingsplichtig bent, uw Loonheffingennummer.
5. Klik op 'Opslaan'

U kunt nu via 'Aanleveren meldingen' en dan 'Webformulier' alsnog een melding insturen.

U krijgt deze melding omdat er eerder is aangegeven dat uzelf en/of voor de bronnen waarvoor u aanlevert, over het afgelopen of huidige jaar geen gegevens gaat insturen. Wilt uw Uitbetaalde Bedragen aan Derden wel insturen? Ga dan naar 'Account' – deze optie staat aan de bovenkant van het scherm, schuin onder het Belastingdienst logo – en klik op 'Beheer uitbetalers'.

Klik daarna op de knop 'Hervatten' voor uzelf en/of voor de bronnen waarvoor u aanlevert. Om van het webformulier gebruik te kunnen maken moet de aanlevering van tenminste één bron op 'Ja' staan.

Het portaal is veranderd. Voortaan kunt u in het scherm 'Account' bronnen aangeven, waarvoor u meldingen uitbetaalde bedragen aan derden wilt aanleveren.

Een bron is een partij die heeft uitbetaald. Dat kan een bedrijf zijn, of een persoon. Een berichtgever is diegene die de gegevens bij de Belastingdienst aanlevert. Dat kan de bron zelf zijn, of een partij die namens de bron aanlevert zoals een administratiekantoor.

Ga naar 'Account', deze optie staat aan de bovenkant van het scherm, schuin onder het Belastingdienst logo, en klik vervolgens op 'Beheer uitbetalers'.

- Klik op 'Toevoegen' om een bron toe te voegen. Vul de velden in en klik op 'Opslaan'. U geeft hiermee aan dat u voortaan derden opgaven namens hen gaat aanleveren. Voer hier geen personen op, aan wie u heeft uitbetaald.
- Klik op 'Wijzigen' om de gegevens van een bron aan te passen.
- Klik op 'Verwijderen' om een bron te verwijderen. U geeft hiermee aan dat u geen derden opgaven namens hen gaat aanleveren. 
- Klik op '...' en vervolgens 'Pauzeren' als u voor uzelf - of namens andere bronnen - tijdelijk geen gegevens gaat aanleveren. Met tijdelijk bedoelen we hier: het afgelopen jaar.

Zodra een bron is toegevoegd in het scherm 'Beheer uitbetalers' én de indicatie 'Aanlevering voor huidig campagnejaar' op 'Ja' staat, kunt u het webformulier voor die bron gebruiken.

Ja, direct nadat u de meldingen hebt ingestuurd met de knop 'lever betalingen aan', krijgt u een pdf-bestand aangeboden dat u kunt opslaan op uw computer. Hierin staan alle meldingen vermeld.

Let op: dit overzicht wordt éénmalig verstrekt en is uitsluitend voor uw eigen administratie. De pdf wordt niet geaccepteerd als inzending op het portaal.

Klik op de optie 'Account' boven in beeld en kies vervolgens voor 'Contactgegevens'. Hier worden alleen de gevulde velden weergegeven. Klik vervolgens op 'Organisatiegegevens bewerken' (scroll wat naar beneden als u deze knop niet direct ziet).

Zorg ervoor dat tenminste de volgende gegevens zijn gevuld:

- Uw BSN (als u als particulier aanlevert) of het LH- , of OB-nummer.
- Uw vestigingsadres.

Klik daarna op opslaan om uw aanpassing op te slaan.
U kunt nu aanleveren via 'Aanleveren meldingen' en dan 'Webformulier'.

Als u een webformulieropgave wilt doen (via Aanleveren Meldingen > Webformulier), krijgt u een tussenscherm te zien, waarin u de uitbetaler selecteert. Krijgt u dit scherm niet te zien, maar gaat u direct door naar een lege opgavelijst? Deze is dan mogelijk eerder aangemaakt, zonder dat daar uitbetalingsopgaven aan zijn toegevoegd.

Klik in dat geval op 'Opgavelijst leeg maken' en dan op 'Verwijderen'. U komt nu terug in het scherm waarin u de keuze maakt tussen een webformulieropgave en het uploaden van een bestand. Klik op 'Webformulier'. Nu kunt u alsnog de keuze maken voor één van de uitbetalers.

Let op: u ziet alleen uitbetalers waarvan in het scherm Account > Beheer uitbetalers' bij 'Aanlevering voor het huidige campagnejaar' de indicatie 'Ja' staat.

Nee, als u een gegevensbestand upload via 'Aanleveren meldingen' en dan 'Gegevensbestand' worden gegevens uit uw bestand automatisch gebruikt om in het scherm 'Beheer Uitbetalers' de gegevens aan te vullen.

Voorbeeld: u levert aan voor Vollybalvereniging de Appel, terwijl de gegevens van die vereniging nog niet in het scherm 'Beheer Uitbetalers' staan. Het portaal neemt in dat geval de naam, het adres en het LH-nummer over uit het bestand dat u bij ons instuurt. U zult na het insturen de gegevens van Volleybalvereniging de Appel terugvinden in het scherm 'Beheer Uitbetalers'.

U kiest hier zelf een aanleverkenmerk om mee te geven met het bestand. Het aanleverkenmerk bedenkt u zelf om gemakkelijk een aanlevering te herkennen. Het kenmerk moet uniek te zijn per aangeleverd bestand en te voldoen aan de volgende eisen:

- Minimaal 1 teken, maximaal 20 tekens. Geen spaties
- Alleen hoofd/kleine letters A-Z, de cijfers 0-9 en de tekens / en –
- Het veld mag niet leeg zijn.

Als u het kenmerk bij meer dan één aanlevering gebruikt, zal uw aanlevering worden afgekeurd. Na het uploaden van het gegevensbestand zal het kenmerk in het dossierscherm 'Aanleveren meldingen' bij uw aanlevering worden weergegeven.

Bij het aanleveren van opgaven derden uitbetalingen gebruiken we de volgende begrippen:

Bron
Dit is diegene die de opdracht tot werkzaamheden heeft gegeven en de uitbetaling heeft verricht. We gebruiken het Loonheffings- of BTW-nummer, RSIN of een Burgerservicenummer om deze partij te identificeren.

Ontvanger
De persoon die de uitbetaling ontvangt, noemen we de ontvanger. Het gaat hier altijd om een persoon, een derden uitbetaling gaat dus niet over betalingen aan bedrijven.

Berichtgever
De berichtgever is de partij die de derden uitbetalingen bij ons aanlevert. De bron kan tevens de berichtgever zijn, maar dat hoeft niet. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de bron zijn gegevens laat aanleveren door een administratiekantoor.

Softwareontwikkelaar
Voor het samenstellen van derden opgaven kan een softwarepakket worden gebruikt. Deze kan door de berichtgever zelf worden ontwikkeld, of worden ingekocht. Diegene die aan de hand van de specificaties software maakt, noemen we een softwareontwikkelaar.

In het portaal kunt u vanaf nu zelf beheren of en zo ja, voor welke bronnen u gegevens gaat aanleveren. Hiervoor hoeft u dus niet contact met ons op te nemen.

Raadpleeg de handleiding voor een uitgebreide toelichting.

In het scherm Beheren Uitbetalers vult u de bronnen in, waarvoor u (ook) opgaven derden uitbetalingen bij ons aan gaat leveren. U staat zelf als accounthouder altijd bovenaan de lijst.

- Levert u alleen voor uw eigen organisatie gegevens aan? Dan hoeft u in dit scherm alleen maar aan te geven of u dit jaar gegevens gaat aanleveren of niet. Voer uw eigen organisatie hier niet nogmaals op!

- Levert u (ook) namens andere bedrijven/organisaties aan? Voer die dan op in het scherm Beheren Uitbetalers.

Let op: voer hier nooit de personen op, aan wie u hebt uitbetaald. Dit scherm is uitsluitend bedoeld voor de bronnen die uitbetalen, en niet de personen aan wie is uitbetaald.

Uit veiligheidsoverwegingen kunt u een eenmaal opgegeven telefoonnummer niet zelf wijzigen. Wij kunnen het wel voor u aanpassen. Vul hiervoor het Contactformulier in. Vermeld uw gebruikersnaam, bedrijfsnaam, RSIN (als dit van toepassing is) en nieuwe telefoonnummer.

Het is niet toegestaan uw persoonlijke accountgegevens aan anderen te geven. Als u meerdere collega’s binnen uw bedrijf toegang wilt geven tot het portaal kunt u dit zelf regelen door in het portaal voor ‘Account’, dan ‘Gebruikers’ en ‘Gebruiker Aanmaken’ te kiezen. U kunt maximaal vijf personen opgeven. Zij krijgen allen een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord toegestuurd.

Gaat u software ontwikkelen om opgaven Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD) te kunnen aanmaken? Dan kunt u zich voor de specificaties en voor ondersteuning aanmelden bij Ondersteuning Digitaal Berichtenverkeer. Het aanmeldformulier en meer informatie vindt u op https://odb.belastingdienst.nl. 
Of neem contact op met de servicedesk via: servicedesk.odb@belastingdienst.nl.

In het Dossierscherm 'Aanleveren meldingen' kunt u bij 'Aangeleverde gegevens' bekijken welke bestanden en/of webformulieropgaven u hebt aangeleverd, inclusief de datum en de tijd. U kunt de aanlevering zelf niet inzien, daarom is het van belang dat u altijd zelf een kopie van het aangeleverde bestand achterhoudt om achteraf te kunnen bekijken wat u al bij ons hebt aangeleverd. Bij een webformulieropgave krijgt u - direct na het insturen - een pdf-bestand ter download aangeboden. Hierin staat een afschrift van de opgevoerde opgaven. Dit pdf-bestand ontvangt u eenmalig, dus bewaar het goed. Als het portaal uw opgaven heeft geaccepteerd krijgt u enige tijd later een verwerkingsverslag waarin is gemeld of uw aanlevering ook inhoudelijk door ons kan worden verwerkt. Dan weet u of u aan uw verplichtingen hebt voldaan (het verslag meldt 'goed' of 'signalen') of niet (verslag meldt 'fout'). U kunt ons benaderen over het aanleveren zelf, maar wij kunnen niet ingaan op (de details van) specifieke opgaven.

Nee, u kunt de gegevens na aanlevering niet meer inzien. Hebt u melding gedaan via het webformulier? Dan krijgt u direct na de opgave een pdf-bestand als download aangeboden waarin een kopie van uw melding(en) is opgenomen. Bewaar dit overzicht goed, want we verstrekken het slechts éénmalig. Hebt u een bestand geüpload, bijvoorbeeld middels het invoersjabloon. Dan kunt u de gegevens inzien in het lokaal opgeslagen originele bestand. De Belastingdienst geeft geen informatie over ingediende meldingen.

Nee, deze invoerapplicaties zijn vanaf 31-12-2022 uitgefaseerd omdat het niet compatibel is met de nieuwe berichtspecificatie. 

U kunt nu de nieuwe UBD invoersjablonen downloaden onder 'Documenten',' aan de rechterkant van het scherm. Dit zijn spreadsheets in Excel en ODS (Opendocument) formaat voor inhoudingsplichtigen en niet-inhoudingsplichten. In de spreadsheets kunt u UBD meldingen bijhouden en vanaf 1 januari 2023 uploaden naar het portaal. 

Ja dat kan, u kunt ook aanleveren via Digipoort.

Gegevensportaal of digipoort

Digipoort kunt u alleen gebruiken als u zelf een gegevensbestand kunt samenstellen. Dit doet u door middel van eigen software of via een softwareleverancier.
Voor Digipoort heeft u een koppelvlak en een PKI certificaat nodig, zie logius.nl.
 

Het gegevensportaal gebruikt u als u gebruik wilt maken van het webformulier of het invoersjabloon UBD. 

Ja, deze mogen bij elkaar worden opgeteld en hiervoor kunt u de laatste uitbetalingsdag (uiterlijk 31-12) gebruiken. Het bij elkaar optellen is echter niet verplicht. Zolang dan maar steeds een ander meldingID wordt gebruikt.

Een jaaropgave opsturen naar de begunstigde is de verantwoordelijkheid van de uitbetaler. Voorheen kon u via IDU applicatie de gedane meldingen uitprinten en opsturen naar de begunstigde, echter vanaf 1-1-2023 ondersteunen wij deze applicatie en functionaliteit niet meer. 

Een melding gaat over een opvoer of intrekking. Opvoeringen en intrekkingen kunt u met één bericht aanleveren.
Correcties en aanvullingen op eerder aangeleverde meldingen kunt u doen door de complete nieuwe situatie van die melding aan ons door te geven, net zoals u zou doen bij een opvoer.